Organizzazione Aziendale

L’azienda è costituita fondamentalmente di persone: un gruppo di individui che lavora per una causa comune.

Le varie teorie in ambito umanistico, sociologico e neuroscientifico provano a fornire spiegazioni dei vari tratti di personalità, cercando di mettere in relazione tante variabili reali con i comportamenti degli esseri umani.

In ambito aziendale possiamo partire dell’assunzione che l’organizzazione abbia lo scopo di massimizzare il rendimento delle risorse che compongono il patrimonio. Ciò significa creare ricchezza economica, finanziaria e anche di capitale umano.

Il gruppo dirigente

In azienda esiste un gruppo di persone con la delega decisionale sufficiente a gestire le risorse del patrimonio aziendale. Lo si può chiamare gruppo dirigente.

A volte si tratta di professionisti di lungo corso nell’organizzazione, ognuno con un’esperienza diversa e complementare agli altri, che si coordina per gestire l’esecuzione della strategia aziendale.

Altre volte è un gruppo meno affiatato di professionisti relativamente nuovi in azienda, arrivati dall’esterno, con competenze specifiche, chiamati allo scopo di gestire una fase storica delicata.

Altre volte ancora il gruppo si concentra in una persona sola: l’imprenditore, autorità che controlla ogni movimento della sua azienda e decide la sorte di ogni iniziativa che occorra al suo interno; dalla strategia di sviluppo di una nuova linea di prodotti all’acquisto dei servizi accessori.

L’insieme di tutte le parti dell’azienda e delle loro interazioni forma l’ecosistema organizzativo.

Le strutture organizzative

L’azienda può essere organizzata in modo più o meno articolato. Possono prevalere le impostazioni gerarchiche oppure i ruoli di coordinamento orizzontale. In generale si possono distinguere tre tipi di strutture.

1. Struttura verticale
   • La gerarchia prevede livelli di responsabilità e autorità crescente (piramide decisionale). Ogni funzione principale ha un responsabile dedicato. La struttura è tanto più articolata quanto più complessa è l’organizzazione. Questo normalmente è correlato alla mappa delle competenze caratteristiche del business.
2. Struttura orizzontale
   • A parte pochi manager divisionali, la struttura è elastica e non ci sono autorità gerarchiche funzionali che dettano priorità alle sotto-strutture. Il lavoro normalmente viene eseguito per progetti e ripartito in blocchi da assegnare ai dipendenti con processi di esecuzione formalizzati. Un singolo processo vede la partecipazione di diversi gruppi di persone in funzione del suo stadio di avanzamento.
3. Struttura a matrice
   • La struttura a matrice è un compromesso tra le due alternative precedenti. Ci sono le strutture funzionali, con i relativi responsabili. Esistono però anche delle figure di coordinamento orizzontale (normalmente Project Manager) che hanno autorità limitata all’interno dei singoli progetti senza che a loro rispondano gerarchicamente le varie persone coinvolte.

L’ecosistema aziendale

Per quanto l’organizzazione e la struttura aziendali siano formalizzate con chiarezza, le persone che vivono la realtà professionale quotidiana sono quelle che poi plasmano – nell’esperienza di chi scrive – i tratti distintivi di ogni azienda.

Le persone si adattano al contesto ambientale in cui si trovano secondo le loro possibilità ed inclinazioni. Costruiscono un sistema di relazioni e fanno funzionare l’azienda con dinamiche di gruppo che si evolvono nel corso del tempo. Le persone e la struttura, con le loro relazioni, formano l’ecosistema aziendale.

Ogni ecosistema vive una realtà propria, ma per schematizzare due modi opposti di vivere un’organizzazione è possibile considerare due similitudini:

• La scatola di fiammiferi
• Il giardino botanico circolare

La scatola di fiammieri è organizzata in modo ordinato, funzionale, quasi militare. Ogni fiammifero è composto dal legno strattamente necessario ed ha in testa il fosoforo rosso che serve all’ignizione. Quando il fiammifero viene sollecitato e attivato dall’abrasivo, si infiamma e assolve il suo compito fino alla fine del combustibile legnoso. In questo caso l’abrasivo è il CEO dell’azienda e i fosfori rossi sono i responsabili di funzione, che controllano le risorse a loro assegnate.

Il giardino botanico propone un’organizzazione circolare, in un ambiente naturale dove ogni parte del giardino cresce secondo le proprie inclinazioni in armonia. Non ci sono rigide gerarchie funzionali. I giardinieri accudiscono la parte a loro assegnata. Non c’è conflitto tra le parti e ognuna di esse ha un ruolo autonomo e importante per l’ecosistema totale.

La differenza fondamentale sta nel modo di vivere l’organizzazione. Un elemento del corpo di un fiammifero deve essere composto di legno. Non è vitale conoscere la sua provenienza o da quanto tempo esista: l’importante è che bruci a comando. Il componente di una parte del giardino botanico è invece unico e insostituibile: vive secondo natura (le sue inclinazioni) e non potrebbe fare altro. Non ha bisogno di sollecitazioni per svolgere la sua attività al meglio: gli basta essere alimentato correttamente.

Pregi e difetti

La scatola di fiammiferi è un sistema facile da attivare e sempre pronto. Le sue reazioni sono ovvie – altrimenti qualcosa non funziona. Le previsioni sul suo ciclo di lavoro sono semplici da effettuare e, in generale, si tratta di un sistema affidabile.

Se un fiammifero non si incendia, può essere colpa del fosforo inefficace o magari del legno bagnato: in ogni caso, si tratta di qualcosa di facilmente sostituibile. In effetti, il mercato è pieno di scatole di fiammiferi: perchè una sia meglio delle altre le differenze si giocano su minuscoli dettagli, che, sommati, danno importanza finale. In ogni caso tutte le scatole di fiammiferi hanno la stessa funzione.

In una scatola di fiammiferi tutti sanno cosa fare e perchè lo stanno facendo. Non ci sono dissensi sui contenuti. Possono essercene sulle relazioni. C’è una forte dipendenza dall’abrasivo (imprenditore o manager responsabile): se non funziona è un grosso problema.

Il giardino botanico non è semplice da attivare. Se manca la corretta alimentazione (terra, luce, acqua, la giusta stagione) le piante non fioriscono e faticano a crescere. Così come i giardinieri non possono obbligare le piante a svilupparsi a comando, non possono neanche rimpiazzarle con altre di una parte diversa del giardino: si tratta di piante differenti.

Il giardino botanico è circolare: nessuna parte è più importante delle altre e tutte sono indispensabili.

Il giardino botanico è potenzialmente unico nel suo genere: se giunge al successo, nessun altro ecosistema potrà copiarlo nel breve termine. L’unicità dell’ambiente creato e della combinazione naturale sostenuta durante il ciclo di vita (del business) garantisce una forte stabilità delle condizioni al successo e una protezione molto forte dalla concorrenza. Le persone che compongono il giardino botanico lo difenderanno di fronte alle difficoltà come se fosse parte di loro.

Le persone

Le persone, più che le strutture e la formalizzazione dei processi, sono il fattore chiave per il successo di un’organizzazione – nell’opinione di chi scrive. Le persone, con le loro azioni, applicano ogni giorno il disegno strategico aziendale, a tutti i livelli. Se il disegno non è chiaro e alle persone manca un riferimento, non si potrà certamente chiedere loro di procedere verso il successo. Se il disegno è chiaro e c’è anche un ottimo condottiero, egli sarà inefficace in presenza di persone non motivate oppure non adatte al proprio ruolo nell’organizzazione.

Da cosa nasce la motivazione a lavorare per una causa? Ci sono tante risposte, alcune ovvie (la ricompensa finanziaria) e altre meno (l’appartenenza ad un gruppo, la consonanza dei valori). In generale è utile avere almeno una metrica di riferimento per discutere del tema.

Alcuni specialisti ritengono utile ragionare con il grafico della personalità professionale: è un grafico 3D, in cui ogni dimensione ha un significato differente e complementare. Le tre dimensioni insieme compongono un modello dell’individuo nell’organizzazione e aiutano a prevederne le reazioni e i comportamenti in determinati contesti aziendali.

1. Gestionalità
   • Attitudine ad organizzare le attività piuttosto che svolgerle in prima persona. Inclinazione verso la discrezionalità decisoria in contesti complessi. Pensiero sistemico. Tendenza a radicarsi nel terreno in modo poco profondo ma molto diffuso.
2. Specializzazione
   • Necessità di competenze approfondite negli argomenti affrontati. Attitudine a riconoscere legami causa-effetto e all’approccio analitico. Tendenza al pensiero verticale e alla radice profonda nel terreno, solida e poco diffusa.
3. Operatività
   • Tendenza a svolgere le attività in prima persona, con soddisfazione e cura. Fiducia nell’azione che mette in opera un’idea o un pensiero progettuale.

I ruoli all’interno dell’organizzazione devono tenere conto delle inclinazioni delle persone e della loro professionalità.

Il mix tra struttura organizzativa, persone, relazioni è decisamente complesso da governare e di fondamentale importanza per la sopravvivenza dell’ecosistema aziendale. Trovare la condizione ideale è forse impossibile. A volte però ci si avvicina. In ogni caso, può essere utile riflettere in modo coerente sul tema dell’organizzazione della propria azienda usando gli strumenti messi a disposizione dalla letteratura specialistica.

I consulenti di CAEdevice possono aiutare le Aziende nell’esame della propria struttura organizzativa e suggerire modi nuovi di affrontare le situazioni di difficoltà o cambiamento. Quale modello si adatterà meglio al contesto speciale della propria azienda? Scoprirlo insieme è più facile!